SEGULA Technologies Russia

SEGULA Technologies Russland ist Teil der SEGULA Technologies Group, einem führenden Unternehmen für Ingenieurwesen und innovative Beratung in Europa. SEGULA Technologies hat 2.300 Mitarbeiter in 70 Niederlassungen in Frankreich und 18 in anderen Ländern. Die Niederlassungen des Unternehmens befinden sich in den Industriezentren auf der ganzen Welt.

Die hochqualifizierten Mitarbeiter von SEGULA Technologies Russland erbringen Ingenieurdienstleistungen und entwickeln schlüsselfertige Projekte in 3 verschiedenen Bereichen: Luftfahrt, Automobil und Eisenbahn.

Vor der Einführung des automatisierten Informationsdatensystems musste das Unternehmen sein Rechnungswesen hauptsächlich über elektronische Kalkulationstabellen lösen, was viele Schwierigkeiten bei der Erstellung von Berichten für die lokalen Niederlassungen und den Hauptsitz mit sich brachte. Die Daten wurden in mehreren Dateien gespeichert, was ein erhöhtes Fehlerrisiko bedeutete.

Dies ist der Grund, warum die Managementebene der russischen Niederlassung entschied, ein Informationsdatensystem zu entwickeln, mit dem das Rechnungswesen des Unternehmens sowie die Erstellung der erforderlichen Berichte, das Managementrechnungswesen und das Geldmanagement automatisiert wird.

Durch die lange Erfahrung in der Automatisierung des Managementrechnungswesens und der erforderlichen Berichte in russischen Niederlassungen von anderen fremden Unternehmen wurde First BIT zum Partner des Unternehmens. Aufgrund der Marktforschung unter den Software-Produkten wurden 1C:Accounting 8 und FirstBIT Finance. PROF als die Produkte ausgewählt, die die Anforderungen des Kunden am vollständigsten erfüllten.

Die Experten von First BIT haben die Software eingerichtet und konfiguriert sowie die Anwender geschult.

Insgesamt wurden 10 Arbeitsplätze automatisiert.

Wesentliche Ergebnisse des Projekts

• Die Erstellung der Finanz- und Steuerberichte, die Budgetplanung und das Rechnungswesen des Betriebs, einschließlich des Geldmanagements, wurden vollständig automatisiert.
• Die Anzahl der Fehler durch die manuelle Erstellung der Berichte wurde minimiert. Die Mitarbeiter in der Abteilung Rechnungswesen und Finanzen wurden von der Notwendigkeit der vielen zeitaufwändigen manuellen Tätigkeiten entlastet.
• Es wurde ein einheitliches Format für das Managementrechnungswesen und die Berichte auf Basis der russischen Rechnungslegungsnormen entwickelt, unter anderem der wesentlichen Formulare: Cash-Flow-Budget, Einnahmen- und Ausgaben-Budget, Bilanz-Budget.
• Es wurden Technologien der Budgetplanung nach mehreren Szenarien in den erforderlichen analytischen Aspekten erstellt: Top-Down- und Bottom-Up-, zielgerichtete und erfolgsorientierte Budgetierung.
• Der Ablauf einer rollierenden Planung, die eine regelmäßige Aktualisierung des Budgets und der Planungsperspektiven vorsieht, wurde eingeführt.
• Die Beobachtung des Betriebs in Bezug auf die Budgeterfüllung und des Cash-Flows wurden sichergestellt und ein mehrstufiger Prozess für Zahlungsbestätigungen wurde organisiert, welches das Unternehmen unterstützt, die Fehlleitung von Zahlungen zu vermeiden.
• Die Erfassung der Daten für das Budget der Erlöse und Ausgaben sowie für das Bilanz-Budget wurden im Rechnungswesen durch die Übernahme der Daten aus einem Subsystem im Rechnungswesen automatisiert.
• Die sofortige Zusammenstellung aller Managementinformationen im Rechnungswesen, einschließlich der Ist-Daten im Rechnungswesen, wurde für alle Budgetarten zusammen mit der Möglichkeit der erforderlichen Auswertungen sichergestellt.
• Der Ablauf der Erstellung der Berichte für die französische Zentrale wurde beschleunigt.
• Die Überwachung der Ergebnisse der Finanz- und Geschäftstätigkeiten und die Anpassungen an aktuelle Aufgaben des Unternehmens in Echt-Zeit wurden für die Mitarbeiter möglich gemacht, damit diese die bestmöglichen Ergebnisse erzielen.

Swetlana Alexandrowna Trofimowa, Leiterin Rechnungswesen, SEGULA Technologies Russland, merkt an: »Wir sind über die Auswahl der Softwarelösungen und des Automatisierungspartners sehr froh. Die Experten von First BIT haben die Einrichtung und Konfiguration prompt und in professioneller Weise ausgeführt. Demzufolge wurde ein komfortables Informationsdatensystem erstellt, das die Arbeit unserer Abteilungen im Rechnungswesen und Finanzen erheblich vereinfachte. Alle erforderlichen Berichte werden nun zeitgerecht und in hoher Qualität erstellt. Die Fehler sind praktisch aus dem Prozess der Vorbereitung der Berichte im Rechnungswesen eliminiert. Die Anzahl der manuell durchgeführten Vorgänge wurde verringert und das Management hat nun die Möglichkeit, aktuelle Informationen über die Aktivitäten des Unternehmens in Echt-Zeit zu bekommen.«